Biuro tłumaczeń a tłumacze i RODO

RODO – tłumacze i biuro tłumaczeń  24.04.2019

Jako że od wprowadzenia RODO minął już ponad rok, zapewne wszyscy już orientują się, z czym wiążą się te nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, które zostały wprowadzone na szczeblu unijnym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE z 27 kwietnia 2016 roku. Unia wprowadziła te przepisy, aby ujednolicić ochronę praw i wolności osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych w taki sposób, by można było się nimi dzielić, nie łamiąc wspomnianych praw. Jak większość z nas zdążyła się już zorientować, RODO dotyka większości dziedzin naszego życia, w tym również sfery zawodowej. Sprawa ma się podobnie, gdy chodzi o tłumaczy. Jak to wygląda w praktyce? Przyjrzyjmy się bliżej tej kwestii.

Tłumacze a rodo

Oczywiście, pierwsze, co przychodzi nam do głowy, gdy myślimy „tłumacze a RODO” to to, jak tłumacze obchodzą się z naszymi danymi – danymi ich klientów. Ta kwestia została już omówiona i wiemy, że niczego nie musimy się obawiać, ponieważ wszystko odbywa się zgodnie z wytycznymi, a my od samego początku jesteśmy dobrze poinformowani o tym, co dzieje się z naszymi danymi i na co wyrażamy zgodę. Istnieje jednak druga sprawa, która wymaga wyjaśnienia, i jest  Jto sprawa danych samych tłumaczy. Warto wiedzieć, że biura takie jak nasze posiadają swoje bazy tłumaczy, którym zlecają tłumaczenia tak, by te były wykonane możliwie jak najbardziej sprawnie i, oczywiście, jak najlepiej. Posiadanie takiej bazy wiąże się oczywiście z przechowywaniem danych osobowych tłumaczy – w tym momencie związek z RODO jest już oczywisty. Warto wiedzieć, w jakim zakresie biura tłumaczeń przetwarzają dane posiadane w bazie i jakie uprawnienia mają w tym przypadku tłumacze.

Zakres przetwarzania danych

Oczywistym jest, że biura tłumaczeń muszą posiadać w bazie nie tylko kontakt do danego tłumacza, ale także jego dane osobowe, przede wszystkim ze względu na rozliczenia. Należy jednak pamiętać, że dane te są przetwarzane tylko w stopniu koniecznym, to znaczy tak, aby umożliwić realizację umowy, dokonywanie rozliczeń, prowadzenie księgowości itp. Aby te procesy mogły w ogóle przebiegać, dane tłumaczy z bazy muszą być udostępniane innym osobom, np. pracownikom biura, księgowym, bankom itp. Wszystko jest jednak zgodne z wytycznymi RODO, o co tłumacze współpracujący z naszym biurem nie muszą się martwić – przed przekazaniem dokumentu do tłumaczenia podpisują oni krótki dokument informujący ich o prawach biura tłumaczeń do przetwarzania ich danych, a także o ich prawach do rozporządzania tymi danymi, o których chwilę pomówimy właśnie teraz.

Uprawnienia podającego dane

Tłumacze, których dane znajdują się w bazie biura, mają prawo dostępu do tych danych, a także ich zmiany, jeśli zaistnieje taka potrzeba. Mogą oczywiście prosić o usunięcie danych, ograniczyć dostęp do nich lub nawet nie zgodzić się na ich przetwarzanie, co powodowałoby niemożność dalszej współpracy. Niemniej jednak, przechowywanie danych kontrahentów jest niezbędne z punktu widzenia przepisów skarbowych, więc prośba o usunięcie danych nie zawsze może być spełniona. W każdym przypadku, profesjonalne biura, takie jak nasze, wykorzystują dane tylko we wspomnianych już, niezbędnych celach.

Podsumowanie – tłumacze, biura tłumaczeń a RODO

Podsumowując, jeśli chodzi o to, jak wygląda sprawa między tłumaczami a biurami tłumaczeń w odniesieniu do RODO, warto pamiętać, że wytyczne jak najbardziej obowiązują, dane tłumaczy są bezpieczne, a biura przetwarzają je tylko w niezbędnym zakresie. Nasze biuro przykłada dużą wagę do tego, by tłumacze byli świadomi bezpieczeństwa ich danych osobowych, dlatego przed przekazaniem zlecenia zawsze podpisują obowiązkowe oświadczenie wyjaśniające wszystkie kwestie z tym związane. Dzięki temu my mamy pewność, że wszystko jest jasne, a oni, że mogą spokojnie wykonywać swoje obowiązki, podczas gdy ich dane są bezpieczne.